Cadeau-etiquette: de ongeschreven regels van zakelijk geven

Cadeaus geven op de werkvloer klinkt simpel. Iemand is jarig, iemand gaat weg, het is kerst - je koopt iets en je geeft het. Maar in de praktijk is het een mijnenveld van ongeschreven regels. Hoeveel geef je uit zonder dat het als te weinig voelt of juist te veel? Wie geeft er eigenlijk aan wie? Maak je onderscheid tussen verschillende soorten werknemers?

De meeste mensen navigeren dit op gevoel. Dat werkt soms. Maar soms ook niet. En daarom zetten we in dit artikel de 'etiquette' rondom zakelijk geven uiteen. Zodat je een vorm van houvast hebt als je cadeau-knopen moet doorhakken.

Hoeveel geef je uit?

De eerste vraag die iedereen heeft, en vaak ook wat ongemakkelijk is. Er is geen wettelijk vastgelegd bedrag, maar er zijn wel richtlijnen die de meeste organisaties hanteren waar je je aan kunt vasthouden.

Voor medewerkers liggen de bedragen doorgaans tussen de €25 en €75 per persoon, afhankelijk van de aanleiding en natuurlijk ook gewoon van hoeveel geld er beschikbaar is. Een verjaardagscadeau zit aan de onderkant, een jubileumcadeau of kerstpakket aan de bovenkant. Bij grotere organisaties is dat vaak vastgelegd in een geschenkenbeleid - als dat er niet is, is het eigenlijk altijd slim om er een op te stellen. Hoe groot of klein je bedrijf ook is. Dat voorkomt namelijk dat de ene manager met een fles champagne aankomt en de andere met een bedankkaartje.

Voor klanten en zakenrelaties geldt een andere logica. Relatiegeschenken zijn BTW-aftrekbaar tot €227 exclusief btw per relatie per jaar. Dat is een harde grens: ga je er overheen, dan vervalt de aftrek over het hele bedrag. Niet alleen over het stuk dat boven de €227 zit. Let op: het bedrag geldt per bedrijfsrelatie, niet per contactpersoon. Geef je aan drie mensen bij dezelfde klant iets, dan tellen die bedragen bij elkaar op.

Sectorspecifieke regels

In bepaalde sectoren gelden strengere regels voor wat je mag geven en aannemen. Bij de overheid is de grens voor rijksambtenaren bijvoorbeeld €50 per geschenk, al kan dat per organisatie lager liggen. Sommige gemeenten en ministeries hanteren eigen, striktere normen. In de farmaceutische industrie regelt de CGR-code wat bedrijven mogen geven aan zorgprofessionals: maximaal €50 per keer, met een jaarmaximum van €150, en alleen als het van betekenis is voor de beroepsuitoefening. In de financiële sector geldt een eigen compliance-code die per instelling verschilt.

Geef je cadeaus aan mensen in een sector met zulke regels? Vraag dan vooraf even na wat er mag. Een goedbedoeld cadeau dat tegen het beleid van de ontvanger ingaat, levert meer schade op dan het waard is.

Wie geeft aan wie?

De richting van het cadeau doet ertoe. Van werkgever naar werknemer is de standaard als het gaat om kerstpakketten, jubileumcadeaus, verjaardagen.

Van collega naar collega is iets informeler. Een gezamenlijk cadeau van het team is gebruikelijk bij verjaardagen of als iemand weggaat. Eén iemand neemt het voortouw, de rest legt bij. Het bedrag per persoon is doorgaans laag, een paar euro bijvoorbeeld. Dit verschilt natuurlijk sterk per team en per bedrijf.

Van werknemer naar baas kan soms wat lastiger voelen. De vuistregel: doe het alleen als het van het hele team komt, en houd het bescheiden. Een persoonlijk kaartje met een klein gebaar is genoeg.

En van leverancier of dienstverlener naar klant is weer een ander verhaal. Hier is de balans tussen waardering en beïnvloeding dun. Zorg dat het cadeau proportioneel is en niet kan worden gezien als een poging om een deal te beïnvloeden.

De ongemakkelijke momenten

Sommige situaties op de werkvloer zijn inherent lastig:

Het cadeau is te duur. Een klant die een weekendje weg cadeau doet. Een leverancier die met een luxe geschenkdoos aankomt vlak voor de contractverlenging. In veel organisaties zijn er regels over wat je mag aannemen. Check die regels, en als die er niet zijn: gebruik je gezonde verstand. Als het cadeau je ongemakkelijk maakt, is het waarschijnlijk te veel.

Het cadeau is te persoonlijk. Parfum van een collega die je amper kent. Sieraden van een zakenrelatie. Te persoonlijk voelt verkeerd, ook als het goedbedoeld is. Op de werkvloer is het veiligst om enigszins neutraal te blijven wat betreft de cadeaukeuze.

Iemand wordt overgeslagen. Dit is een van de pijnlijkste situaties. Als de ene collega wel een verjaardagscadeau krijgt en de andere niet, valt dat op. Een consistent geschenkenbeleid voorkomt dit.

Vijf regels die altijd werken

Houd het professioneel maar persoonlijk. Een cadeau mag best warm zijn, maar liever niet te intiem. Een persoonlijk kaartje met een paar zinnen doet meer dan een duur product zonder boodschap.

Wees consistent. Als je de ene medewerker een cadeau geeft bij een jubileum, doe dat dan bij iedereen. Maak het niet afhankelijk van hoe goed je met iemand kunt opschieten.

Houd rekening met dieetwensen, allergieën en levensstijl. Een fles wijn voor iemand die niet drinkt. Vlees in een team met vegetariërs. Het zijn vermijdbare fouten die een lelijk signaal afgeven.

Zorg dat het cadeau aangenomen mag worden. In sommige organisaties en sectoren is er beleid dat cadeaus boven een bepaald bedrag niet mogen worden aangenomen. Maak het de ontvanger niet moeilijk door iets te geven dat te duur is om te accepteren.

En bij twijfel: laat de ontvanger kiezen. Een keuzecadeau lost het meeste etiquette-stress op. Je hoeft geen smaak te raden, er is geen risico op een verkeerde maat, en de ontvanger bepaalt zelf wat past.

Zakelijk cadeau geven hoeft niet ingewikkeld te zijn. De regels zijn eigenlijk vrij simpel: wees attent, wees consistent, en denk na over wat de ontvanger fijn vindt in plaats van wat jij mooi vindt om te geven. Plan een kennismaking en ontdek hoe Cadeo helpt bij doordacht zakelijk geven: dat doen we namelijk door de ontvanger zelf te laten kiezen!