De ultieme kerst-checklist: alles wat je moet regelen voor december

We horen het elk jaar weer terug. Het regelen van eindejaarsgeschenken schiet er bij in. Ergens in september denk je: dit jaar regel ik het op tijd. In oktober denk je: ik heb nog ruim de tijd. In november denk je: het moet nu echt gaan gebeuren, maar andere projecten en deadlines moeten toch nog voorgaan. En in december denk je: waarom heb ik dit niet eerder gedaan.

Kerstcadeaus en alles daar omheen regelen voor een organisatie hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar er zijn vaak veel onderdelen die allemaal op tijd moeten samenkomen. Deze checklist helpt je om niets te vergeten.

September - oktober: de voorbereiding

Check het WKR-budget. Hoeveel vrije ruimte heb je nog over? De vrije ruimte in 2026 is 2% over de eerste €400.000 loonsom en 1,18% daarboven. Overleg met finance of de boekhouder hoeveel er dit jaar al is uitgegeven. Dat bepaalt je speelruimte.

Bepaal wie er een cadeau krijgt en stel voor iedereen het budget vast. Medewerkers, freelancers, klanten, zakenrelaties - maak een lijst. Per groep kan het budget en het type cadeau anders zijn. Medewerkers vallen onder de WKR, zakelijke relaties onder de btw-regels voor relatiegeschenken.

Kies een aanpak. Fysiek kerstpakket, digitaal keuzecadeau, een combinatie of iets heel anders? Wij weten wat onze voorkeur heeft: bij een keuzecadeau hoef je geen adressen te verzamelen en geen dozen te versturen - de ontvanger kiest zelf en ontvangt het vervolgens thuis of digitaal.

November: de uitvoering

Selecteer het assortiment of de leverancier. Als je kiest voor een keuzecadeau, kies dan een platform met een gecureerd assortiment, waarbij kwaliteit boven kwantiteit staat. Als je fysieke pakketten laat samenstellen, bestel dan vroeg - populaire producten raken snel op. Organiseer je een kerstmarkt, begin dan liever nog iets eerder met alle voorbereidingen.

Schrijf een persoonlijke boodschap. Dit is het onderdeel dat de meeste bedrijven overslaan of als laatste doen, maar het is zo veel leuker als er echt tijd, aandacht en moeite in is gestoken. Een persoonlijke boodschap maakt het verschil tussen een pakketje en een cadeau waardoor iemand zich echt gezien en gewaardeerd voelt. Bij een keuzecadeau via Cadeo kun je deze boodschap meesturen, en dan ziet de ontvanger het bij het openen.

Verzamel de benodigde gegevens. Voor fysieke pakketten heb je misschien wel adressen nodig. Voor digitale cadeaus heb je e-mailadressen nodig. Begin hier op tijd mee, want er zijn altijd adressen die niet kloppen of ontbreken.

Begin december: de verzending

Verstuur op tijd. Idealiter ontvangen mensen hun cadeau in de eerste of tweede week van december. Niet te vroeg (dan is kerst nog te ver weg), niet te laat (dan is het een race tegen de klok). Bij een digitaal keuzecadeau gaat het sneller: je stuurt een link per e-mail en kunt van te voren bepalen wanneer die mail verzonden moet worden.

Geef ontvangers genoeg tijd. Als je een keuzecadeau stuurt, geef mensen minimaal twee tot drie weken om hun keuze te maken, liefst nog wat langer. Niet iedereen opent de mail op dag een - of misschien wel helemaal niet in de kerstperiode. Een herinnering halverwege is prima.

Stuur een herinnering. Bij een keuzecadeau kun je een herinnering sturen aan ontvangers die hun cadeau nog niet hebben gekozen. Bij een fysiek pakket is dit niet nodig, maar een kort berichtje dat het onderweg is, is een leuke touch.

De dingen die mensen vergeten

De freelancers en externen. Ze staan niet op de salarislijst, maar ze werken wel voor je. Een cadeau aan een freelancer valt fiscaal anders (geen WKR maar btw-regels voor relatiegeschenken), maar het gebaar is net zo waardevol.

De partners en eenmanszaken. Zoals kleine leveranciers die het hele jaar voor je klaarstaan of de schoonmakers die elke week zorgen dat het kantoor op orde is. Een cadeau hoeft niet groot te zijn - het gaat om de erkenning.

De persoonlijke touch. Een kaartje, een handgeschreven boodschap, een specifieke verwijzing naar de samenwerking. Dat is wat mensen onthouden. Niet zozeer het product, maar vooral de boodschap.

De administratie. Bewaar de facturen en documenteer welke cadeaus onder de WKR vallen en welke niet. Finance bedankt je in januari, gegarandeerd.

De tijdlijn samengevat

September: WKR checken, lijsten maken, budget bepalen.
Oktober: aanpak kiezen, leverancier selecteren.
November: boodschap schrijven, branding regelen, gegevens verzamelen, bestellen.
Begin december: versturen.
Half december: herinnering voor keuzecadeaus.
31 december: WKR-deadline.

Het klinkt als veel werk, maar hou deze checklist erbij en je bent zo klaar - en op tijd beginnen helpt! Bij Cadeo helpen we bedrijven elk jaar om dit proces soepel te laten verlopen - van assortiment en personalisatie tot verzending en herinneringen. Alles op een plek, zonder gedoe

Plan een kennismaking en we helpen je door de checklist heen.