WKR uitgelegd in 5 minuten (zonder jargon)

Als je ooit verantwoordelijk bent geweest voor het regelen van cadeaus, kerstpakketten of andere vergoedingen voor je team, dan ben je waarschijnlijk de afkorting WKR tegengekomen. Staat voor werkkostenregeling. Misschien heb je het uitgezocht, misschien heb je het doorgespeeld naar finance, en misschien heb je het genegeerd in de hoop dat iemand anders het wel oppakt.

Dat laatste is begrijpelijk. De werkkostenregeling is niet het spannendste onderwerp ter wereld, en het lijkt soms ook heel ingewikkeld. Maar het is wel iets dat je moet snappen als je cadeaus of vergoedingen wilt geven aan je team zonder dat je achteraf een onverwachte belastingaanslag krijgt.

Dit is de versie zonder ingewikkelde termen - en dat maakt het best goed te begrijpen!

Wat is de WKR?

De werkkostenregeling is de regeling waarmee werkgevers dingen kunnen vergoeden aan personeel zonder dat het als loon wordt belast. Denk aan kerstpakketten, een fiets, een thuiswerkvergoeding, een jubileumcadeau, of een teamuitje.

Als werkgever heb je een bepaald percentage van je totale loonsom dat je onbelast mag besteden aan dit soort vergoedingen of giften. Dat heet de vrije ruimte.

Hoeveel vrije ruimte heb je?

In 2026 is de vrije ruimte 2% over de eerste €400.000 van je totale loonsom, en 1,18% over alles daarboven.

Even concreet: als je totale loonsom €500.000 is, dan is je vrije ruimte €8.000 (2% over de eerste €400.000) plus €1.180 (1,18% over de resterende €100.000) = €9.180. Dat is het bedrag dat je onbelast kunt besteden aan verstrekkingen voor je personeel.

Vanaf 2027 gaat het percentage over de eerste €400.000 overigens omhoog naar 2,16%.

Wat gebeurt er als je erover heen gaat?

Als je meer uitgeeft dan je vrije ruimte, betaal je 80% eindheffing over het bedrag dat je te veel hebt besteed. Dat is fors. Over €1.000 te veel betaal je dus €800 aan belasting. Daarom is het belangrijk om bij te houden wat je hebt uitgegeven en hoeveel ruimte er nog over is.

Waarom dit relevant is voor cadeaus

Hier wordt het interessant. Niet alles wat je aan personeel geeft, wordt namelijk fiscaal op dezelfde manier behandeld.

Binnen de werkkostenregeling kun je vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan je werknemers geven, zolang je binnen de vrije ruimte blijft. Cadeaus in natura, cadeaubonnen en keuzecadeaus vallen daar allemaal onder. Kleine geschenken in natura kunnen zelfs onder de attentieregeling vallen, waardoor ze niet eens ten laste van je vrije ruimte gaan. Laat je bij twijfel altijd even adviseren door een fiscalist of accountant.

Wat los staat van de fiscale kant: een cadeau waar iemand zelf voor kiest, wordt vaker daadwerkelijk gebruikt. En dat is uiteindelijk waar het om gaat.

De €227-grens voor zakelijke relaties

Geef je cadeaus aan klanten of zakenrelaties in plaats van aan eigen medewerkers? Dan geldt er een andere regel. Relatiegeschenken zijn BTW-aftrekbaar tot €227 per relatie per jaar. Ga je daar overheen, dan vervalt de aftrek over het hele bedrag.

Drie dingen om te onthouden

De vrije ruimte vervalt op 31 december. Wat je niet hebt gebruikt, ben je kwijt. Bewaar je cadeaubudget dus niet tot het allerlaatste moment - of juist wel, maar zorg in ieder geval dat je op tijd bestelt en goed gebruik maakt van de vrije ruimte.

Houd bij wat je uitgeeft. Kerstpakketten, jubileumcadeaus, een teamuitje in de zomer - het telt allemaal op.

En nog een advies: ga voor een keuzeconcept met kerst! Iemand die een mooi product kiest uit een gecureerd assortiment voelt zich meer gewaardeerd dan iemand die een generieke code invoert bij een grote webshop.

Meer weten?

Wil je weten hoe een keuzecadeau via Cadeo past binnen de WKR? We denken graag met je mee - ook als je nog niet precies weet hoeveel ruimte je hebt.

Plan een kennismaking en we helpen je op weg.